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Anwenderbericht: Integriertes Finanz- und Rechnungswesen für Speditionen

© b2blog.de | veröffentlicht: Mittwoch, 4. November 2015

Hohe Kosten für Schnittstellenanbindung vermeiden

Spediteure setzen auf einen umfangreichen Kundenservice, für den sie eine ausgefeilte Speditionssoftware benötigen. Jedoch scheitern die Unternehmen häufig daran, dass sich Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen nur über aufwendige Schnittstellen an die Speditionssoftware anbinden lassen, wenn nicht auf Komfort verzichtet werden soll. Abgesehen von den damit verbundenen Kosten leidet insbesondere die Benutzerfreundlichkeit unter einer komplizierten Anbindung. Die MM – Transport & Logistik GmbH aus Paderborn hat diese Probleme nicht – und schon gar nicht die Kosten.

Die MM–Transport & Logistik hat sich als Speditionsunternehmen auf die Neumöbelverteilung an den Möbelhandel und den Endkunden spezialisiert. Die MM deckt sämtliche Leistungen im Rahmen einer europaweiten Distribution von Neumöbeln ab. Der Spediteur verfügt über ein Netzwerk von 23 Verteilzentren in Deutschland und weiteren Ländern Europas, wie z.B. Benelux-Staaten, Spanien, Italien, Österreich oder der Schweiz. Das Unternehmen legt besonderen Wert auf einen individuellen Kundenservice. So können die Kunden auf der Webseite der MM–Transport & Logistik GmbH ihre Sendung verfolgen und erhalten Einsicht in das Archivierungssystem für Lieferscheine.

Das Rückgrat dieses modernen Kundenservices bilden schlanke Prozesse im Unternehmen, die einen reibungslosen Ablauf aller Transport- und sonstiger Dienstleistungen ermöglichen. Hierfür setzt die MM – Transport & Logistik GmbH die branchenspezifische Speditionssoftware der Weber Data Service IT GmbH (WDS) aus Bielefeld ein. Mit dieser Software erfasst MM – Transport & Logistik sämtliche Aufträge, wickelt diese ab und fakturiert sie. WDS wiederum kooperiert seit Jahren mit der E+S Unternehmensberatung für EDV GmbH, damit Speditionsfirmen auch ein hochintegriertes Rechnungswesen zur Verfügung gestellt werden kann. Darüber hinaus bietet das E+S-Rechnungswesen auch spezielle branchenspezifische Programmfunktionen, wie zum Beispiel eine durchgängige „gemischte Kontokorrentführung“. Daher lag es für MM nahe, in der Finanzbuchhaltung die Softwarelösung E+S Rechnungswesen einzusetzen. „Damit haben wir uns die Kosten für die Entwicklung eigener Schnittstellen erspart“, nennt Ulrike Riemann, Gesellschafterin und Prokuristin von MM, einen Grund für diese Entscheidung. „Mit einem Klick fließen Rechnungen und Gutschriften in die Finanzbuchhaltung.“

Usability im Fokus

Da die MM–Transport & Logistik GmbH erst vor einigen Jahren gegründet wurde, gab es im Unternehmen noch keine Erfahrung mit Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen. Daher informierte sich Frau Riemann trotz des (Kosten-)Vorteils der E+S-Software auch über andere Lösungen. Hierbei war ihr auch wichtig zu erfahren, dass E+S Rechnungswesen bereits bei anderen Speditionen erfolgreich im Einsatz ist. Neben der Marktverbreitung und einer reibungslosen Kommunikation mit der WDS-Software, legte die Prokuristin weitere Maßstäbe für die Software an. Dazu zählt unter anderem die Bedienungsfreundlichkeit. Von der sogenannten Usability konnte sie sich ein Bild bei der Vorführung der Softwarelösung durch E+S machen. „Spätestens nach der Präsentation war ich überzeugt, dass E+S Rechnungswesen die richtige Wahl für unser Unternehmen ist“, erinnert sich die Prokuristin. Diese Einschätzung bewahrheitete sich dann auch in der Schulung, die lediglich einen Tag in Anspruch nahm, bis die MM-Mitarbeiter mit der E+S Software umgehen konnten. Bei der Einführung des Mahnwesen-Moduls nutzte MM die Möglichkeit einer Extra-Schulung. „Bei Problemen half uns unser Ansprechpartner von E+S an der Hotline kompetent weiter“, ergänzt Frau Riemann. Die Unternehmensberatung sorgt zudem durch Updates dafür, dass die Software dem aktuellen Stand der Technik und Usability entspricht.
 

Mobile Nutzung und Datenexport

E+S Rechnungswesen basiert auf Oracle-Technologie, die für alle führenden Betriebssysteme verfügbar ist. Dadurch kann der Anwender die Systemumgebung nach den eigenen, individuellen Vorgaben auswählen. Durch die Verwendung der Oracle-Web-Technologie (3-Schicht-Architektur) kann E+S Rechnungswesen auf browserbasierten Endgeräten ortsunabhängig genutzt werden.

Die MM–Transport & Logistik GmbH nutzt neben E+S Rechnungswesen und der Speditionssoftware von WDS eine weitere Lösung, mit der das Unternehmen Kundenbelege archiviert. Auch hier greift MM auf die bestehenden Schnittstellen zu den anderen beiden Lösungen zurück. Dank E+S Rechnungswesen hat MM nun alle wichtigen Komponenten wie das Mahnwesen, die Anlagen- und Finanzbuchhaltung oder die Kostenrechnung in einer Softwarelösung zusammengefasst. „Wir sind durchweg zufrieden“, sagt Frau Riemann. „Mit E+S Rechnungswesen verfügen wir über alle Funktionalitäten, die wir als Spedition in der Buchhaltung benötigen.“ Auch Daten, die beispielsweise für die Unterlagen zur Steuererklärung benötigt werden, sind schnell in E+S Rechnungswesen zusammengestellt und exportiert. Darüber hinaus kann MM durch die bewährte Anbindung an die WDS- sowie an die Archivierungslösung vollständig auf manuelle Buchungen verzichten. „Für uns bedeutet das einen erheblichen Zeitgewinn“, erklärt Frau Riemann. Dadurch minimiert sich auch das Fehlerrisiko im Rahmen der Fakturierung. Auf dieser Grundlage ist die MM–Transport & Logistik GmbH in der Lage, ihren Kunden einen umfassenden Service zu bieten.
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