Teure Zeiterfassungssoftware können sich nur große Konzerne mit einem IT-Budget im dreistelligen Euro-Bereich leisten? Das mag noch manch kleiner Betrieb denken, doch inzwischen gibt es kostengünstige Alternativen, die können nicht nur mehr als die Software-Programme der „großen“ Platzhirsche, sondern lohnen sich ganz besonders für Kleinstbetriebe. Über webbasierte Zeiterfassungssoftware können Arbeits- und Projektzeiten transparent und effizient dokumentiert werden und geben so der Geschäftsleitung durch eine exakte Aufwandsabschätzung ein effektives Planungsinstrument an die Hand.
Seit Inkrafttreten des Mindestlohn-Gesetzes Anfang 2015 sind Unternehmen zu einer lückenlosen Zeiterfassung von rund 80 Prozent ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Kommen Unternehmen ihrer Dokumentationspflicht nicht nach, drohen ihnen Geldbußen von bis zu 30.000 EUR 1. Neben der Aufzeichnung der geleisteten Stunden müssen auch Pausenzeiten, Überstunden und Abwesenheiten durch Urlaubs- und Krankheitstage erfasst werden. Eine exakte und nachvollziehbare Zeiterfassung ist darüber hinaus nicht nur aus gesetzgeberischen Gründen nötig, sondern auch um eine korrekte Entlohnung der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Für Unternehmen geht die Zeiterfassung mit einem hohen administrativen Aufwand einher. Große Firmen lösen dieses Problem durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware einschlägig bekannter Software-Konzerne, die aber recht komplex und kostenintensiv sind, nicht zuletzt weil sie alle jeweils ein aufwändiges Customizing benötigen.
Seit Inkrafttreten des Mindestlohn-Gesetzes Anfang 2015 sind Unternehmen zu einer lückenlosen Zeiterfassung von rund 80 Prozent ihrer Mitarbeiter verpflichtet. Kommen Unternehmen ihrer Dokumentationspflicht nicht nach, drohen ihnen Geldbußen von bis zu 30.000 EUR 1. Neben der Aufzeichnung der geleisteten Stunden müssen auch Pausenzeiten, Überstunden und Abwesenheiten durch Urlaubs- und Krankheitstage erfasst werden. Eine exakte und nachvollziehbare Zeiterfassung ist darüber hinaus nicht nur aus gesetzgeberischen Gründen nötig, sondern auch um eine korrekte Entlohnung der Mitarbeiter zu gewährleisten.
Für Unternehmen geht die Zeiterfassung mit einem hohen administrativen Aufwand einher. Große Firmen lösen dieses Problem durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware einschlägig bekannter Software-Konzerne, die aber recht komplex und kostenintensiv sind, nicht zuletzt weil sie alle jeweils ein aufwändiges Customizing benötigen.
Vertrauen ist gut, Protokolle sind besser
Allein aus betriebswirtschaftlichen Gründen scheuen Kleinbetriebe verständlicherweise diese Kosten. Und dennoch: Professionelle elektronische Zeiterfassungssysteme machen selbst für 10-Mann-starke Betriebe Sinn, nicht nur zur komfortableren Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Denn wer die Projektaufwände, Pausenzeiten, Überstunden, Gleitzeiten und Fehlzeiten durch Urlaub und Krankheit seiner Mitarbeiter lückenlos protokolliert, gewinnt aus diesen Daten einen wertvollen Informationenschatz. Ist beispielsweise ein neues Projekt geplant, so kann man mit einem Blick in das Zeiterfassungstool in wenigen Klicks vergleichbare vorherige Projekte aufrufen und genau sehen, wie viel Zeitaufwand und Kosten dabei entstanden sind. Projektaufwände können so von Anfang an realistisch eingeschätzt werden, teure und vor allem peinliche, imageschädigende Fehleinschätzungen vermieden werden. Die transparente Dokumentation der Arbeits- und Projektzeiten ermöglicht es der Geschäftsleitung, (zukünftige) Aufwände exakt abzuschätzen. Die Zeiterfassungssoftware wird als Planungsinstrument nutzbar.
„In so einer Zeiterfassungssoftware stecken nicht nur tote Zahlen, sondern man kann diese Zahlen nutzen, um einem Kunden sofort ein belastbares Angebot zu machen“, erklärt Thomas Allen, Geschäftsführer der ProArchCon GmbH, die mit „Perspective Time“ ein Zeiterfassungstool entwickelt hat, welches speziell auf die Bedürfnisse von Betrieben mit sieben bis zehn Mitarbeitern ausgerichtet ist. Das Tool ist eine kostengünstige Alternative zu der ERP-Software großer Platzhirsche. „Wir haben bei der Softwareentwicklung knapp gerechnet, und nicht unter dem Aspekt, wie kann ich pro Kunde 30 bis 40% Profit rausschlagen“, so Allen und verrät mit einem Augenzwinkern: „Klar, das können wir uns deshalb leisten, weil wir als kleines Unternehmen weder exorbitante Managergehälter noch sonstige Overheads erwirtschaften müssen.“ Auch der Umstand, dass Betriebe für das Tool keine Extra-Software anschaffen müssen, da es browserbasiert läuft, trägt einem schlanken Fuß Rechnung. Kundenspezifische Anpassungen des Tools in puncto Corporate Design werden als Begleitprojekt für wenig Geld realisiert. „Der Kunde kann alles geändert haben, was er wünscht: auch beim Wording, wenn es etwa „Buchungscode“ statt „Aktivitäten“ heißen soll oder „Kunden-ID“ statt „Benutzerkennung“, erklärt Allen.
Optimiert für Mobile Devices
Perspective Time beinhaltet sämtliche Funktionen einer üblichen professionellen Zeiterfassungssoftware – jederzeit ist exakt nachvollziehbar, auf welchem Zeitkonto und zu welcher Zeit ein Mitarbeiter gearbeitet hat und wie viel er im laufenden Monat noch zu arbeiten hat; Stundenkontingente sind unterschiedlich definierbar –, ist dabei aber günstiger als vergleichbare Programme und zudem portabel. „Jeder hat heutzutage ein Smartphone, viele ein Tablet oder einen Laptop“, sagt Allen. „Deswegen haben wir das Tool für Mobile Devices optimiert.“ So können sich zum Beispiel Mitarbeiter im Außendienst die geleistete Arbeitszeit vom Kunden mit nur einem Klick auf den „Confirmation Button“ bestätigen lassen, ähnlich wie eine Unterschrift auf einem Auftragszettel. Die Daten werden bequem online übertragen und müssen nicht mehr extra erfasst werden.
Das schafft Transparenz, fördert eine vertrauensvolle Kundenbeziehung und erfüllt ganz nebenbei die Dokumentations-Vorgaben des Gesetzgebers im Rahmen des Mindestlohn-Gesetzes. Hinzu kommt das Sahnehäubchen in Form des Informationsgewinnes, dass nämlich die Zeiterfassungssoftware der Geschäftsführung wertvolle Daten für eine Aufwandsabschätzung zukünftiger Projekte liefert. Kunden werden nicht mehr verärgert durch voreilige „quick and dirty“-Schätzungen, die im Nachhinein nach oben korrigiert werden müssen, sondern erhalten quasi in Echtzeit via Mobile-Device-optimiertem Tool eine realistische Zahl.
Fazit: Klein ganz groß – und das gilt in diesem Fall sowohl für die Betriebsgröße als auch für die Software.
Autor: Eva Günzler
Das schafft Transparenz, fördert eine vertrauensvolle Kundenbeziehung und erfüllt ganz nebenbei die Dokumentations-Vorgaben des Gesetzgebers im Rahmen des Mindestlohn-Gesetzes. Hinzu kommt das Sahnehäubchen in Form des Informationsgewinnes, dass nämlich die Zeiterfassungssoftware der Geschäftsführung wertvolle Daten für eine Aufwandsabschätzung zukünftiger Projekte liefert. Kunden werden nicht mehr verärgert durch voreilige „quick and dirty“-Schätzungen, die im Nachhinein nach oben korrigiert werden müssen, sondern erhalten quasi in Echtzeit via Mobile-Device-optimiertem Tool eine realistische Zahl.
Fazit: Klein ganz groß – und das gilt in diesem Fall sowohl für die Betriebsgröße als auch für die Software.
Autor: Eva Günzler
